As 3 palavras que você nunca deve usar em um e-mail

Hoje em dia, nossas caixas de entrada estão cheias de tantos alertas e promoções que não percebemos que nos inscrevemos — sim Amazon, estamos cientes de que ainda temos itens em nosso carrinho — é quase refrescante quando recebemos um e-mail de um humano real. Mas nem todas as mensagens sem bot suscitam uma resposta alegre, e algumas podem ser totalmente estressantes — especialmente se elas incluem três palavrinhas preocupantes. Seja para um funcionário, seu chefe, um amigo ou parceiro, se você está escrevendo um e-mail há algumas coisas que devem ser evitadas se você está preocupado com a pressão arterial do seu destinatário. Há uma boa chance de você nem perceber que sua escolha de palavra é motivo de preocupação, então continue lendo para aprender as três palavras que você nunca deve usar em um e-mail.

Nunca diga “podemos conversar” em um e-mail.
estudante profissional usar olhar para laptop em home office se sentir estressado frustrado com o problema do software de computador preocupado com a tecnologia conceito de notícias on-line negativa

 

Em um artigo recente na Fast CompanyNathan Rice, especialista em etiqueta digital e sócio da agência de marketing Haberman, detalha o que ele chama de “e-mail chefe” que contém a linha de assunto “podemos conversar?” Ler essas palavras pode instantaneamente fazer o coração de qualquer pessoa pular em sua garganta e começar a imaginar o pior cenário — mesmo que o e-mail não seja de um empregador. “Vamos conectar em 3” pode definir alguém em um giro de cauda semelhante.

O que está faltando aqui? Contexto. “Sua intenção pode ser apenas pensar ao vivo sobre um próximo projeto ou compartilhar notícias sobre uma mudança na empresa que é mais fácil de fazer pessoalmente”, escreve Rice. “Ainda assim, sem contexto, é fácil para qualquer um se perguntar se é baseado em desempenho, ou pior, relacionado à demissão.” Rice não acha que seu chefe está enviando esse tipo de e-mail para sacudi-lo propositalmente, chamando-o mais de “ponto cego do que um ligeiro intencional”, mas é algo que todos devemos estar cientes.

Não são só os chefes que devem tomar cuidado com a frase.
Uma jovem olha para a mensagem de texto em seu smartphone com uma expressão preocupada em seu rosto.

Este aviso de falso pas digital não é apenas para os superiores — não há necessidade de fazer seu chefe se preocupar que você está desistindo com um e-mail vago quando você está apenas se perguntando se você pode pivotar seu foco. “Etiqueta digital não discrimina”, diz Rice ao Best Life. “Certamente deve ir para os dois lados e se aplica a cada pessoa, a cada conversa por e-mail.”

E, claro, quando se trata de relacionamentos, românticos ou não, ninguém quer estar no final de um e-mail “podemos conversar?”. “Nosso trabalho e nossas vidas sociais estão tão entrelaçadas hoje, então a forma como agimos e nossa etiqueta deve ser aplicada a ambos”, diz Rice. “Embora a dinâmica seja diferente nas relações pessoais, os sentimentos são os mesmos. Quando você envia ao seu parceiro um texto ‘podemos conversar?’ o mesmo resultado de sentimentos humanos.” Talvez ainda pior, com o pensamento de um possível rompimento no horizonte.

“Ao vir de uma perspectiva de etiqueta digital, queremos ser bons anfitriões — fazer com que as pessoas se sintam confortáveis”, acrescenta Rice. “A linha de assunto de e-mail ‘podemos falar’ é simplesmente uma etiqueta ruim como faz o contrário. Ele não informa o leitor de intenção ou fornece-lhes valor, e potencialmente faz mal.”

E-mails rudes podem afetar seu bem-estar.
homem de negócios entediado olhando para seu computador

Estudos mostraram que “lidar com e-mails rudes no trabalho pode criar estresse persistente e ter um peso no bem-estar do destinatário”, relata a Scientific American. A publicação analisou um estudo no qual os participantes de um experimento de trabalho simulado receberam mensagens negativas de seus chefes e descobriram que “experimentaram emoções mais negativas, encontraram mais dificuldade em se manter em tarefas de trabalho e responderam menos perguntas corretamente do que o grupo controle”.

E muitas pessoas não podem deixar de levar esse tipo de estresse para casa, com outro estudo mostrando que os funcionários que receberam mensagens negativas durante um dia de trabalho eram mais “propensos a relatar mais sintomas de estresse tanto à noite quanto na manhã seguinte.”

Aqui está o que escrever em um e-mail em vez disso.
Foto cropped de mulher morena bonita digitando e-mail no computador portátil enquanto senta em casa, foco seletivo na mão

 

Você pode enviar um e-mail sem contexto simplesmente porque você está ocupado. “Estamos todos nos movendo rápido e, geralmente, a ação é recompensada”, diz Rice. Mas desacelerar um pouco pode torná-lo mais agradável para todos os envolvidos. Rice tem o hábito de escrever, ler, depois reler todos os e-mails. “Não é incomum para mim dar uma pequena caminhada ou fazer uma série de valetes de salto antes de revisitar meus e-mails”, diz ele. Ao escrever um e-mail, ele se pergunta: “Estou fornecendo valor ao leitor?” Ele também segue estas diretrizes:

  1. Seja simples.

  2. Forneça algum contexto.

  3. Seja específico.

“No espírito de simplicidade, parece que todos nós podemos voltar ao velho ditado ‘trate os outros como você gostaria de ser tratado'”, diz Rice. “Acho que podemos até ir além disso: praticar empatia, aprender a desacelerar, fazer alguns valetes de salto e re lê-lo e-mail antes de bater enviar.”

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